Abrir una filial en España siendo empresa extranjera

¿Filial, sucursal o distribuidor?

La filial es una sociedad española con personalidad jurídica propia, participada por la matriz extranjera. Es la opción más habitual porque aísla el riesgo: de las deudas de la filial responde la filial, no el grupo, salvo garantías expresamente prestadas. Y es la que mejor se entiende aquí, tanto por bancos como por clientes y proveedores.

La sucursal no tiene personalidad jurídica separada: es la propia matriz operando en España a través de un establecimiento inscrito. Simplifica algunas cosas y complica otras, pero sobre todo no aísla el riesgo, porque quien responde es la matriz con todo su patrimonio.

El distribuidor o agente local evita constituir nada, pero traslada el negocio a un tercero y abre otro frente: cuando esa relación se rompe pueden aparecer indemnizaciones que nadie había presupuestado. Lo tratamos en contrato de agencia y en contrato de distribución.

¿Qué hace falta para constituir la sociedad?

En lo esencial: identificación fiscal de los socios y administradores no residentes, certificación negativa de denominación social, apertura de cuenta bancaria a nombre de la sociedad en constitución, escritura pública ante notario español con los estatutos, e inscripción en el Registro Mercantil del domicilio.

El artículo 9 de la Ley de Sociedades de Capital obliga a fijar el domicilio «dentro del territorio español en el lugar en que se halle el centro de su efectiva administración y dirección, o en el que radique su principal establecimiento o explotación», y añade que las sociedades cuyo principal establecimiento radique en España deberán tener aquí su domicilio. No es un dato de formulario: determina el registro competente y los tribunales del lugar.

La parte que suele retrasar la constitución no es la escritura, sino la obtención de los números de identificación fiscal de los intervinientes extranjeros y la apertura de cuenta. Conviene empezar por ahí.

¿Cuánto capital hay que poner?

Para una sociedad limitada, un euro. Pero el propio artículo 4.1 establece que mientras el capital no alcance los tres mil euros se aplican dos reglas: hay que destinar a la reserva legal al menos el veinte por ciento del beneficio hasta que reserva y capital sumen esa cifra; y, en caso de liquidación voluntaria o forzosa, si el patrimonio social no basta para pagar las obligaciones, los socios responden solidariamente de la diferencia entre tres mil euros y el capital suscrito.

Dicho de otro modo: constituir con un euro es legal, pero no es gratis. Para una sociedad anónima el mínimo sigue siendo de sesenta mil euros, conforme al artículo 4.2.

Nuestra recomendación habitual es capitalizar la filial en función de lo que va a necesitar para operar su primer año, no en función del mínimo legal. Una filial infracapitalizada da problemas con los bancos, con los proveedores y, llegado el caso, con la responsabilidad de sus administradores.

¿Quién puede ser administrador y qué asume?

Puede serlo una persona no residente, y también una persona jurídica, que entonces designa un representante persona física. No hace falta ser español ni residir aquí, pero sí hace falta entender que el cargo tiene contenido: el administrador de una sociedad española responde conforme a los artículos 236 y siguientes de la Ley de Sociedades de Capital por los actos contrarios a la ley o a los estatutos y por los realizados incumpliendo los deberes del cargo.

Hay además una responsabilidad que sorprende a muchos grupos extranjeros: la del artículo 367, que hace responder solidariamente al administrador de las deudas sociales posteriores a una causa de disolución no atendida. Nombrar administrador a alguien que está a cuatro mil kilómetros y no va a mirar las cuentas es una decisión con consecuencias. El detalle está en responsabilidad de administradores.

¿Hace falta autorización para invertir en España?

Como regla, no: el régimen es de libertad de inversión. Pero el artículo 7 bis de la Ley 19/2003 suspende esa liberalización para determinadas inversiones extranjeras directas, que quedan sujetas a autorización previa.

El supuesto se define por tres elementos combinados. Primero, el inversor: residente de fuera de la Unión Europea y de la Asociación Europea de Libre Comercio, o residente en ellas pero cuya titularidad real corresponda a residentes de terceros países con más del veinticinco por ciento del capital o de los derechos de voto. Segundo, el umbral: adquirir una participación igual o superior al diez por ciento del capital social, o tomar el control de la sociedad. Y tercero, el sector: infraestructuras críticas, tecnologías críticas y de doble uso, suministros esenciales, sectores con acceso a información sensible o a datos personales, y medios de comunicación.

Comprobar si la operación entra en ese perímetro es lo primero que hacemos, porque una inversión sujeta a autorización que se ejecuta sin ella no es un defecto formal subsanable.

¿Qué hay que declarar y ante quién?

La inversión extranjera se declara al Registro de Inversiones Exteriores. El régimen vigente es el del Real Decreto 571/2023, de 4 de julio, sobre inversiones exteriores, en vigor desde el 1 de septiembre de 2023, que derogó el Real Decreto 664/1999. Los procedimientos concretos los fija la Orden ECM/57/2024.

La declaración es obligatoria y posterior a la realización de la inversión, y corresponde en principio al titular no residente. Con una excepción práctica importante: cuando interviene un notario español, este transmite la información de la operación al Consejo General del Notariado, que la centraliza y la remite al Registro; si el notario recibe los datos completos, el inversor queda relevado de declarar, y si no, el notario debe advertirle expresamente de que la obligación sigue siendo suya.

Es la clase de trámite que se da por hecho y no se hace. Conviene dejar por escrito quién lo asume.

¿Qué contratos hay que firmar el primer año?

Casi siempre los mismos, y casi siempre se firman tarde y con plantillas traducidas. Los que de verdad importan son cuatro. El contrato entre la matriz y la filial que documenta qué servicios se prestan y a qué precio, porque de eso depende buena parte de la relación fiscal del grupo. El arrendamiento del local o la oficina. Los contratos con los primeros clientes y proveedores españoles, sometidos a derecho español. Y, si la filial va a distribuir producto del grupo, el contrato marco que regule esa distribución.

Si además hay socio local en la filial, el pacto de socios es la pieza que evita el bloqueo dos años después. Y si ya tiene un borrador negociado encima de la mesa, puede encargarnos la revisión antes de la firma.

¿Y si el grupo ya opera en España sin sociedad?

Es una situación más frecuente de lo que parece: se empezó vendiendo desde el extranjero, luego se contrató a alguien aquí, después se alquiló un almacén, y a estas alturas hay una actividad continuada en España sin estructura que la soporte. Conviene regularizarlo antes de que lo plantee la Administración o antes de que un cliente reclame y no haya interlocutor español.

El trabajo aquí no es solo constituir: es ordenar lo que ya existe, decidir qué contratos se novan a la nueva sociedad y cuáles se dejan en la matriz, y hacerlo en un orden que no interrumpa la actividad.

Qué hacemos y qué no

Hacemos la parte española de la operación: elección de forma jurídica, redacción de estatutos, escritura e inscripción, pacto de socios si lo hay, comprobación del régimen de inversiones extranjeras, contratos con derecho español y gobierno de la sociedad una vez constituida.

No hacemos derecho extranjero. Cuando la operación exige asesoramiento sobre el derecho del país de la matriz, trabajamos coordinados con el abogado local que el cliente ya tenga, o le ayudamos a buscarlo. Tampoco llevamos la contabilidad ni la fiscalidad ordinaria de la filial, aunque sí nos coordinamos con quien la lleve, porque muchas decisiones jurídicas de la implantación tienen consecuencia fiscal inmediata.